Frequently asked questions.
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Bekomme ich jetzt jedes Jahr einen neuen Stick?
Die digitalen Jahresabschlüsse werden ab 2021 grundsätzlich über das Kundenportal zur Verfügung gestellt.
Kann ich die Jahresabrechnung auch in Papierform bekommen?
Diese Möglichkeit besteht grundsätzlich.
Kann man den Jahresabschluss auch per E-Mail bekommen (Volumen Datei)?
Jahresabschlüsse werden über USB-Stick resp. vorzugsweise über das Kundenportal dem Kunden zur Verfügung gestellt.
Sind die Belege revisionstauglich und steuerlich akzeptiert?
Eine zentrale Anforderung an ein Dokumentenmanagementsystem ist die Archivierung und Langzeitaufbewahrung von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten. Alle Dokumente – unabhängig davon, wo sie entstehen – werden im «Kendox InfoShare Server» in einem Rechenzentrum (zertifiziertes Rechenzentrum in der Schweiz: Cloud Security, Cloud Datenschutz und Qualitätsmanagement: Das Vertrauen, das Sie als unser Kunde uns entgegenbringen, wird gestärkt mit weltweit anerkannten Zertifikaten ISO 27001 – ISO 27017 – ISO 27018 und ISO 9001 – ISO 20000) entsprechend abgelegt und verwaltet. Nur so ist sichergestellt, dass eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet ist. Dabei ist es unerheblich, wie die Dokumente ins System kommen. Das Einscannen von Dokumenten wird ebenso unterstützt wie die manuelle Archivierung von Dokumenten und Emails aus den Standard- Anwendungen wie z.B. Microsoft Office oder Outlook oder das automatische Ablegen von Inhalten aus Fachanwendungen (5WebFlow und ERP).
Was passiert mit meinen Belegen, wenn ich meine Liegenschaft verkaufe und/oder Verwaltung wechsle?
DRMIAG/ATRIMMO AG stellt Rechnungs- und Buchungsbelege sowie Bankbelege dem Kunden in digitaler Form zur Verfügung.
Was passiert wenn ich den Stick verliere?
Ein digitaler Jahresabschluss kann jederzeit durch Ihre Verwaltungsfirma wiederhergestellt werden. Wir weisen darauf hin, dass der Jahresabschluss auf dem USB-Stick NICHT verschlüsselt ist. Die sichere Aufbewahrung liegt in der Verantwortung des Kunden.
Wie kann die revisionssichere Archivierung gewährleistet werden?
Die Gewährleistung kann gegenüber dem Kunden mittels Verfahrensdokumentation belegt werden. Diese kann durch den Kunden bei DRMIAG und ATRIMMO AG bei Bedarf eingefordert werden.
Wie, wo und wie lange werden die Belege archiviert?
Die Aufbewahrung der revisionssicheren Belege wird durch DRMIAG/ATRIMMO AG gewährleistet. Die Aufbewahrungsfristen für Dokumente ist auf 100 Jahre angesetzt nach Eingangsdatum Dokument. Für Bankbelege beträgt die Aufbewahrungspflicht global 15 Jahre. Für detailliertere Angaben wird auf die Verfahrensdokumentation verwiesen.
Wo sind meine Daten gespeichert?
Die Datenspeicherorte befinden sich in zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz. Standorte Biel, Schlosswil und Bern.
Wo sind meine originalen physischen Belege?
Die originalen Rechnungs- und Buchungsbelege sowie Bankbelege werden fachmännisch gemäss interner Weisung entsorgt und stehen dem Kunden in Originalform nicht mehr zur Verfügung.
Wie kann ich mich einloggen?
Sie können sich über die Loginmaske auf der Startseite einloggen oder klicken auf das Login Rechts oben.
Passwort vergessen?
Melden Sie sich bitte unter der Telefonnummer +41 71 999 22 92 - das ICT-Team der DaToPORTAL GmbH steht Ihnen gerne zur Verfügung.
Welche Abschlüsse sind mir zugewiesen
Sie werden alle Abschlüsse welche Ihnen zugewiesen wurden in der entsprechenden Liegenschaft vorfinden.
Diese sind im Menupunkt "Meine Objekte" zu finden
Weshalb ist der Abschluss nicht mehr zu finden.
Sie als Revisorinn/Revisor haben für die Prüfung vom Liegenschaftbuchhalter für ein bestimmen Zeitraum Zugang zu diesem Abschluss erhalten. Danach werden Sie sich noch einloggen können und weitere zugewiesene Liegenschaftabschlüsse einsehen und prüfen können.
Wie kann ich den Abschluss besätigen
Nach dem herunterladen Ihres Revisorenberichts können Sie den Abschluss als geprüft markieren.
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Wo kann ich den Revisorenbericht herunterladen
Der Revisorenbericht ist im entsprechenden Abschluss als Link vorhanden.
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